Caso di studio: un’agenzia di marketing raddoppia la produttività con TrackingTime

Hai difficoltà a rispettare le scadenze, gestire più clienti e mantenere il tuo team allineato? Non sei solo. In questo caso di studio pratico su un’agenzia di marketing dinamica, scopri come un’agenzia in crescita ha raddoppiato la propria produttività passando a un sistema di registrazione del tempo più intelligente.

Scopri come TrackingTime li ha aiutati a ottenere maggiore visibilità, ottimizzare i flussi di lavoro e scalare in modo efficiente—insight che ogni manager di PMI o proprietario di agenzia può applicare.

Sull’agenzia: rapida crescita, alta pressione, scadenze stringenti

Questa agenzia di marketing digitale opera in un ambiente altamente competitivo in cui ogni ora conta. Con sede a Toronto, Canada, l’agenzia serve clienti in tutta l’America del Nord offrendo servizi di SEO, content marketing e media a pagamento. Con un team piccolo e flessibile di 12 persone, gestiscono più progetti contemporaneamente, ciascuno con scadenze stringenti e KPI di performance.

Quando la domanda per i loro servizi è aumentata, l’agenzia ha dovuto affrontare crescenti sfide in termini di coordinamento del team, gestione del tempo e reportistica per i clienti. Il management aveva bisogno di un modo scalabile per registrare il tempo, misurare le performance e mantenere la qualità senza sovraccaricare il team.

La sfida: strumenti separati e mancanza di visibilità

Prima di TrackingTime, l’agenzia faceva affidamento su fogli di calcolo e aggiornamenti via email per gestire i carichi di lavoro. Questo ha portato a un sistema frammentato senza visione in tempo reale di chi stesse facendo cosa o di quanto tempo ci volesse. I piani di progetto subivano ritardi. Il sovraccarico di lavoro diventava la norma. E le riunioni interne si trasformavano in congetture anziché in pianificazione strategica.

La cosa più importante è che, secondo gli standard delle agenzie di marketing, non avevano visibilità sulle ore fatturabili rispetto a quelle non fatturabili. Di conseguenza, perdevano entrate e sottostimavano i costi dei progetti, influenzando direttamente la redditività e il morale del team.

“Le agenzie perdono fino al 30% delle entrate a causa delle ore fatturabili non registrate.” – Harvard Business Review

La soluzione: implementazione di TrackingTime in tutto il team

Alla ricerca di una soluzione di registrazione del tempo affidabile e facile da usare, l’agenzia ha scelto TrackingTime. Hanno selezionato la piattaforma per il suo design intuitivo, le integrazioni perfette con Asana e Slack e i cruscotti di progetto personalizzabili che si adattano al loro flusso di lavoro basato su campagne.

Implementarlo in tutto il team è stato semplice. Ogni reparto—contenuti, PPC, design e gestione account—ha adottato rapidamente lo strumento. Nel contesto delle agenzie di marketing, il tracker del tempo in tempo reale, la vista a bacheca e le funzionalità di report automatizzati di TrackingTime sono diventati elementi centrali delle operazioni quotidiane.

Come usare TrackingTime in un’agenzia di marketing

Implementare TrackingTime non è solo semplice, ma si adatta perfettamente al modo in cui lavorano le agenzie di marketing. Che il tuo team gestisca campagne SEO, calendari di contenuti, account PPC o chiamate strategiche con i clienti, questo framework ti aiuterà a registrare il tempo in modo efficiente e a sfruttare al massimo ogni ora.

1. Crea un progetto per ogni cliente o campagna
2. Assegna le attività ai membri del team e raggruppale per deliverable (ad es. articoli di blog, creatività pubblicitarie, report)
3. Definisci attività fatturabili e non fatturabili per distinguere le attività
4. Incoraggia i membri del team ad adottare l’abitudine di registrare il tempo
5. Visualizza i carichi di lavoro utilizzando il cruscotto
6. Genera report settimanali o mensili delle ore per cliente o per categoria di servizio
7. Confronta le ore registrate con i budget dei progetti per ottimizzare scope e prezzi futuri

I risultati: raddoppiare la produttività e riprendere il controllo

Dopo tre mesi di utilizzo di TrackingTime, l’agenzia ha registrato un raddoppio della produttività. I membri del team marketing hanno completato più attività in meno tempo, grazie alla chiarezza e alla struttura offerti dai cruscotti di progetto. Il monitoraggio in tempo reale ha eliminato le incertezze e i report automatizzati hanno risparmiato ore di lavoro amministrativo ogni settimana.

Anche la comunicazione con i clienti è migliorata. All’interno dell’agenzia, report precisi potevano mostrare ai clienti esattamente come veniva impiegato il tempo—rafforzando trasparenza e fiducia. Internamente, i manager hanno utilizzato i dati di TrackingTime per allocare le risorse in modo più efficace e prevenire il burnout.

Negli uffici di Toronto, Vancouver e tra i membri del team remoto in America Latina, l’agenzia ha unificato le operazioni e scalato senza stress.

Punti chiave per proprietari e manager di PMI

Questo caso di studio illustra una semplice verità: chi controlla il proprio tempo controlla i propri risultati. Per PMI e agenzie che gestiscono più elementi in movimento, implementare la strategia giusta di registrazione del tempo può incrementare notevolmente l’efficienza e migliorare i margini.

• Verifica i tuoi attuali metodi di registrazione del tempo—non basarti solo sulla memoria o sui fogli di calcolo
• Scegli uno strumento che si integri con il tuo flusso di lavoro (gestione progetti, messaggistica, ecc.)
• Usa cruscotti per creare responsabilità e visibilità all’interno del tuo team
• Analizza i report delle ore per ottimizzare prezzi, allocazione del personale e relazioni con i clienti
• Inizia in piccolo e poi estendi l’adozione a tutta l’azienda

Pronto a migliorare la produttività del tuo team?

Se cerchi un modo collaudato per migliorare le prestazioni del tuo team, inizia con TrackingTime. Questo esempio pratico di un’agenzia di marketing mostra come anche un team piccolo possa ottenere risultati enormi con il sistema giusto. TrackingTime offre tutti gli strumenti di cui la tua azienda ha bisogno per registrare, analizzare e ottimizzare la risorsa più preziosa—il tempo.

• Cruscotti personalizzati per progetti e clienti
• Registrazione del tempo precisa e in tempo reale
• Visibilità e responsabilità in tutto il team
• Report automatizzati per i clienti
• Integrazioni con i tuoi strumenti preferiti